Immobilienwirtschaft: Compliance und Regelwerke – Ein Beitrag von Christoph Hagen, Compliance Manager (u. a. WDR und AfA AG)

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Verbindliche interne Regelwerke und praxistaugliche Formulare erfordern eine enge Zusammenarbeit der Compliance-Stelle mit den Fachbereichen. „Der“ Erfolgsfaktor sind gute Regeln und Vorschriften, die die Beschäftigten verstehen und anwenden können.

Verständliche Vordrucke sowie gute und klare Regeln unterstützen Beschäftigte in Immobilienunternehmen bei ihrer Arbeit. In der Realität nehmen diese die Arbeitshilfen häufig jedoch nicht als Arbeitserleichterung wahr, sondern als Bürokratie, die das tägliche Geschäft verlangsamt. Der folgende Artikel zeigt, wie die Compliance-Stelle für gute und klare Regeln im Immobilienunternehmen sorgt und wie die Beschäftigten die Regeln kennenlernen können.

Die Bedeutung von Regeln

Regelungen und organisatorische Vorgaben sind für Beschäftigte, Vorgesetzte und Geschäftsleitung akzeptabel, wenn sie untereinander stimmig, reduziert, klar formuliert und aktuell sind: Sie geben Beschäftigten Orientierung, in welchem Rahmen sie selbständig handeln können und helfen den Vorgesetzten, zielgerichtet zu führen. Schon ihre Existenz kann die Geschäftsleitung vor Haftungsrisiken schützen. Nach außen zeigen Regelungen den Kunden und Geschäftspartnern, dass die Firma Recht und Gesetz befolgt und Compliance umsetzt.

Damit die Beschäftigten wissen, welche Regeln im Unternehmen gelten, helfen insbesondere gute Online-Verzeichnisse und Schulungen. Sie lernen dort beispielsweise, welche Unterlagen der Mitarbeiter vom zukünftigen Mieter einholen muss, bevor ein Mietvertrag geschlossen werden darf, wie etwa Gehaltsunterlagen, eine Schufa-Auskunft oder eine eidesstattliche Erklärung.

Die Konsistenz von Regelwerken

Regeln und Vorschriften können sich untereinander widersprechen. Oft regeln etwa die Einkaufsordnung als auch die Geschäftsordnung z. B. Investitionsanträge und Wertgrenzen, ab denen die Geschäftsführung genehmigen muss. Auch die Anstellungsverträge können solche Vorgaben enthalten. Da die Fachbereiche die Vorschriften nur für ihren eigenen Bereich erstellen, sehen sie häufig nicht, was andere Bereiche regeln. Die Compliance-Stelle prüft daher, ob die Vorschriften im Unternehmen konsistent sind. Damit stellt sie ihre Qualität sicher oder reduziert inhaltliche Doppelungen.

Zugang zu Regelwerken

Die Beschäftigten sollten jederzeit auf die Vorschriften zugreifen können. In der Praxis eignet sich dafür das Firmenintranet. Die Compliance-Stelle sorgt dafür, dass alle Vorschriften zentral und übersichtlich dort eingestellt werden. So sind sie schnell für die Beschäftigten auffindbar. Durch maßgeschneiderte Views für einzelne Fachbereiche können die Relevanz und Akzeptanz gesteigert werden. Ebenso archiviert sie alte Regeln und Vorschriften.

Die Aktualität des Regelwerkes

Die Zusammenarbeit der Compliance-Stelle und der Fachbereiche ist wichtig, da nur die Fachbereiche für den Inhalt und die Aktualität der Vorschriften in ihrem Bereich verantwortlich sein können. Regelmäßig, mindestens einmal jährlich, fragt die Compliance-Stelle alle Fachbereiche ab, ob die Regeln noch aktuell sind oder überarbeitet werden müssen. Regelungen müssen die aktuelle betriebliche Realität wiedergeben.

Darüber hinaus sollte der Fachbereich bei unterjährigen Änderungen handeln: Gibt es beispielsweise gesetzliche Änderungen zur Mietpreisbremse, so passt der Fachbereich, der die Mieterhöhungen durchführt, die Regeln und die praktische Umsetzung im Unternehmen an.

Interne Kommunikation und Schulungen

Turnusmäßig sollten die Fachbereiche ihre Beschäftigten zu relevanten Themen, wie zur Wohnungsvergabe oder Auftragsvergaben an Handwerker schulen. Da die Fachbereiche die Regeln selbst vorgeben und formulieren sollten, können sie diese den Beschäftigten auch am besten erläutern. Die Compliance-Stelle stellt sicher, dass die turnusmäßigen Schulungen durchgeführt werden. Wenn es unterjährige Änderungen zu Vorschriften gibt, sollte durch zusätzliche Schulungen oder Mails informiert werden.

In der Praxis ist häufig von der Größe des Unternehmens abhängig, wie die Schulungen durchgeführt werden. In kleineren Unternehmen werden überwiegend Präsenzschulungen durchgeführt. Immer mehr verbreitet sich auch das E-Learning und themenbezogene Blogs. Ergänzende Informationen oder aktuelle Änderungen stellen die Fachbereiche und die Compliance-Stelle so monatlich ins Intranet oder in die virtuelle Firmenzeitschrift.

Bedeutung von Vordrucken und Formularen

Gute und verständliche Regelungen sind das Eine. In der Praxis helfen den Mitarbeitern dann insbesondere Formulare oder IT-Eingabemasken, die die Vorschriften übersetzen, indem die für den Prozess wichtigen Informationen verbindlich abgefragt werden. So können Hausmeister ihre Reparaturaufträge an Handwerker leichter vergeben, wenn sie ein Formular zur Hand haben. Darin können etwa Unterschriftserfordernisse von Vorgesetzten oder die Anzahl von Vergleichsangeboten je nach Auftragshöhe vorgesehen werden. Das erleichtert Arbeitsabläufe und strukturiert die Freigaben im Mehr-Augen-Prinzip.

Zusammenfassung

Ein gutes internes Regelwerk und aktuelle Vordrucke sind in den Workflows der Grundstein für die Zusammenarbeit zwischen der Compliance-Stelle und den Fachbereichen: Die Compliance-Stelle gibt den Rahmen vor und sichert die Qualität, veranlasst die regelmäßige Überprüfung der Vorschriften und dass Schulungen stattfinden. Nur die Fachbereiche kennen die Details in ihren Bereichen, daher sind sie verantwortlich für Aktualität und Inhalt der Vorschriften und führen die Schulungen dazu durch.

 

Über Christoph Hagen, u.a. WDR und AfA AG Compliance Manager

Christoph Hagen, geboren 1964 in Gummersbach. Studium der Wirtschaftsinformatik an der TH Köln und der Universität Konstanz. Darauf folgt eine mehrjährige Tätigkeit als Compliance Officer, Leiter Revision und kaufmännischer Leiter in Bremen, Köln und London.

Christoph Hagen war beim WDR Westdeutscher Rundfunk unter anderem als Compliance Manager Officer, Leiter der Revision und Projektleiter im strategischen Change-Management tätig.

Dies ist das Kurzprofil von Christoph Hagen, der nach beruflichen Stationen beim WDR, bei R. J. Reynolds und der AfA AG aktuell das kaufmännische Immobilienmanagement einer Stadt im Rheinland leitet.

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